Alors que l’archivage papier jouait ce rôle depuis des décennies, l’archivage électronique, impulsé notamment par la loi sur la transition numérique, souhaite non seulement lui voler la vedette mais on le pare de mille vertus. Quel est précisément son rôle et pourquoi les entreprises doivent-elles y voir là une opportunité ? Nous avons étudié la question et vu quelles solutions pouvaient être trouvées quand on se sent dépassé par ce changement.
Archivage électronique en entreprise : pour quoi faire ?
Le rôle de l’archivage consiste ; comme son pendant sous format papier ; en le fait de conserver durant une durée donnée certains documents d’entreprise.
Cette définition pourtant, n’est pas complète. Et il faut sans doute le préciser pour ceux qui ne voyaient déjà pas l’intérêt de garder ainsi des documents papier.
Un des buts de la transition numérique est bien entendu de limiter l’utilisation du support papier en n’ayant pas à imprimer des documents qui viennent de l’entreprise ou y arrivent, dans le cadre de son fonctionnement.
Mais faute à un problème ou une absence de classement, il est extrêmement difficile de retrouver parfois une information contenue sur un document papier alors qu’il figure quelque part parmi des centaines de milliers d’autres.
Cela peut rapidement devenir un problème pour une structure, car il existe de nombreuses occasions où elle devra présenter certains de ces papiers.
Il est évident que cela n’arriverait pas avec l’archivage électronique, puisque tout serait mis dans un espace dématérialisé et pouvant être retrouvé en quelques clics ; à condition bien entendu d’avoir mis en place, pour cela une politique d’archivage cohérente.
Gain de productivité et de temps sont les premières promesses d’un tel archivage, sans compter le gain de place si l’on externalise par la suite la conservation de ses archives papier à une structure spécialisée ; ou encore gain, par rapport à la concurrence, dans le but de se démarquer.
Comment obtenir de l’aide pour sa transition numérique ?
Le fait de croire en les qualités de l’archivage électronique n’est pourtant pas ce qui freine les entrepreneurs, mais bien sa mise en œuvre.
On ne peut pas décider de commencer avec les documents qui sont d’ores à présent émis ou reçus, mais bien s’occuper de numériser tous ceux qui dorment justement dans la salle des archives.
Parce qu’il serait contreproductif de digitaliser les documents qui ne servent plus à rien, il faut opérer dans un premier temps un tri. Qui peut se targuer cependant de connaitre par cœur les durées de conservation légale de tous les documents en fonction de leur nature ou encore de savoir ; surtout si l’on confie cette tâche hasardeuse à un employé ; s’il peut se permettre de supprimer un document donné ou le conserver, alors qu’il peut contenir des informations qui ne sont plus valables.
Numériser à la suite des documents, sans leur donner d’ordre reviendrait en outre à créer un chaos sans nom dans un espace dématérialisé et l’entrepreneur se retrouverait avec le même problème.
La seule solution quand on souhaite bénéficier des avantages de la numérisation de l’archivage consiste en le fait d’appeler une société d’archivage.
Dans un premier temps, elle procédera à un audit pour voir l’état des lieux en matière d’archivage papier.
S’il y a lieu, elle fera le tri, supprimera les documents nécessaires, ordonnera les autres et les classera, pour ensuite les numériser en respectant les protocoles de la loi.
Le choix d’une politique d’archivage électronique se fera bien entendu en concertation avec le chef d’entreprise et ce dernier peut opter pour une séance de sensibilisation ou encore de formation auprès de ses salariés pour qu’ils comprennent les intérêts de ce changement et comment continuer, au quotidien.